реферат что такое электронные системы документооборота

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом СЭД , обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов документооборота. В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Электронный документ — реферат

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации. Регламентирует единые правила организации работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления. Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; [5] Рисунок 1 — Структура нормативно-правового регулирования работы с документами.

Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства.

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса., страница 1.

Понятие, структура и объем документооборота. Технология приема, обработки и распределения документов. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков. Документально-информационные потоки на предприятии, в организации являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения.

Понятие, структура и объем документооборота Документооборот в соответствии с ГОСТ определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В свою очередь, само движение документов — это прежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения.

В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления. Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота: Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.

Как выбрать поставщика СЭД? Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота СЭД , о которых мы поговорим ниже.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести в различных форматах;; создание маршрутов документа и управление его движением; . ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕТЕМЫ.

Данная статья адресована в первую очередь сотрудникам организаций, которые уже приняли решение о внедрении у себя системы и которым нужно ясно представлять, с какими проблемами им предстоит столкнуться, независимо от того, будут они внедрять систему документооборота сами или сотрудничать с какой-либо консультационной или внедренческой компанией. Вряд ли при общении с этой компанией зайдет речь сразу обо всем спектре проблем: Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью.

Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

реферат делопроизводство и электронный документооборот

Следует отметить, что Евразика впервые выступила в качестве одного из организаторов конференции, а ее председатель, директор Национального архива Армении А. Вирабян вошел в состав организационного комитета. В первый день прошло пленарное заседание. Участники конференции заслушали ряд приветствий. Куняев обратил особое внимание на важность всестороннего изучения опыта разных стран в организации эффективного документооборота в государственном управлении в условиях роста объемов документооборота и внедрения электронных документов.

Заместитель руководителя Федерального архивного агентства О.

Общая структура документационного обеспечения управления 3. решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

Реквизиты документов 7 1. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации или, еще хуже, ее утрата может привести к потере всего бизнеса. На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная работа. Целью настоящей работы является анализ электронного документа: В связи с вышеизложенным были поставлены следующие задачи: Раскрыть роль документационного обеспечения управления. Дать понятие о документах. Рассмотреть суть электронного документ.

Рассмотреть характеристику типов носителей электронного документа. Рассмотреть электронный документооборот в организации. Для выполнения данной работы нами был проведен анализ литературы по заданной теме, материал структурирован и изложен в виде данной работы.

Организация документооборота на предприятии

В конкурсе приняли участие 40 учебных заведений из х городов России, Беларуси и Украины. Было прислано рефератов. В первом аналогичном конкурсе участвовали студенты из 21 учебного заведения 20 городов России 80 рефератов. Успех очевиден, да и большинство работ стало грамотнее, обдуманнее, даже с презентациями, рассказами и стихами.

Очевидно, что эффективность работы организации в целом в от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение… Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом -система.

То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике? Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них. Электронный документ — это некий набор информации текст, изображение, звукозапись , сохраненный на компьютере файлы , и т. Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам название, автор, дата создания и т. поток работ — это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

реферат организация документационного обеспечения управления

Список используемой литературы 23 Введение В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми управленческими структурами.

Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинными. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов.

документооборота, Взаимодействие систем управления документами. Технические .. Рефераты. – Электрон. дан. – [М.], эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Система электронного документооборота СЭД — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД организационно-распорядительными документами , но и с различными внутренними документами договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами. Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В году, по данным , на фоне практически процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации.

Эффективное управление рабочим временем

КРОН Анкей Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями. Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг: Документооборот ГП"Центр компьютерных разработок" Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов.

Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент—серверном.

Конференция «Эффективный документооборот в управлении бизнесом». бря года декабря сотрудники компании «Актив» примут.

Основной акцент конгресса был сделан на рассмотрение и обсуждение лучших практик применения традиционных и современных безбумажных технологий ДОУ в аппаратах управления крупных компаний, холдинговых структур и банков; опыта реализации Административной реформы и ФЦП"Электронная Россия"; совместимости различных система автоматизации документационного обеспечения управления ДОУ и возможности их интеграции с другими специализированными информационными системами.

Она отметила, что наиболее частая ошибка при внедрении системы электронного документооборота - покупка программного продукта без проведения предварительной экспертизы, выявления проблемных участков в документообороте и анализа перспектив развития компании по развертыванию системы. Такой подход не позволяет качественно улучшить систему ДОУ.

Стрельцовой, автоматизированная система — это только инструмент, который помогает облегчить некоторые рутинные операции в работе с документами, но не решает основные наболевшие проблемы компании, такие как, например, постоянный рост объема документооборота и увеличение количества дублирующих друг друга документов, длительность прохождения документов на всех стадиях их обработки, недостаточный уровень исполнительской дисциплины.

Внедрение электронного документооборота должна осуществляться в несколько этапов: Диагностика системы делопроизводства в компании и проведение мероприятий по упорядочению и оптимизации документооборота; 2. Разработка нормативно-методических документов по ДОУ; 3. Разработка и внедрение автоматизированного решения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота , поддерживающую разработанную методологию ДОУ. Такой методологический подход совершенствования системы ДОУ позволяет создать рациональную систему управления документами и повысить эффективность системы управления компанией.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут.

Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.

электронный документооборот;; управление проектами и персоналом; документооборота и эффективность бизнес-процессов.

Организация документооборота в организации Выполнила: Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности — организация документооборота. Если регистрация документов обеспечивает их учет, поиск, контроль исполнения, то документооборот представляет собой движение документов в организации. От того насколько правильно, рационально он поставлен, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц.

В основе организации документооборота лежит несколько правил. Централизация операций по приему и отправке документов. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на рассмотрение руководителя. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.

Оперативное управление компанией: система МОТИВ

Узнай, как дерьмо в"мозгах" мешает человеку эффективнее зарабатывать, и что ты можешь сделать, чтобы ликвидировать его навсегда. Нажми здесь чтобы прочитать!